Jak złożyć sprawozdanie finansowe w KRS krok po kroku – Poradnik RDF

Co jest potrzebne przed przystąpieniem do wysyłki?

Zanim zalogujesz się do portalu rządowego, upewnij się, że posiadasz komplet prawidłowo przygotowanych i podpisanych plików. Do złożenia sprawozdania w systemie bezpłatnym (RDF) będą Ci potrzebne:

• Plik e-Sprawozdania Finansowego w formacie XML – wcześniej podpisany elektronicznie (Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany) przez osobę sporządzającą oraz wszystkich członków zarządu.
• Uchwała o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego (PDF) – podpisana przez wspólników/aktywnie uczestniczących w zgromadzeniu.
• Uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty (PDF) – również w formie skanu/pliku PDF podpisanego elektronicznie.
• Aktywny Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany osoby reprezentującej spółkę (członka zarządu wpisanego do KRS z numerem PESEL).

Składanie sprawozdania finansowego w RDF – Instrukcja krok po kroku

Krok 1: Logowanie i utworzenie nowego zgłoszenia

• Wejdź na stronę Portal Rejestrów Sądowych (ekrs.ms.gov.pl) i wybierz zakładkę Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych (RDF).
• Zaloguj się za pomocą konta w systemie (np. przez Login.gov.pl / Profil Zaufany).
• Kliknij „Przygotuj i wyślij zgłoszenie”, a następnie podaj numer KRS swojej spółki i kliknij „Szukaj”.
• Po weryfikacji danych firmy wybierz opcję „Dodaj zgłoszenie”.

Krok 2: Określenie nazwy i okresu sprawozdawczego

• Wpisz własną nazwę roboczą zgłoszenia (np. Sprawozdanie finansowe za rok 2025).
• Wskaż dokładny okres sprawozdawczy (np. od 01-01-2025 do 31-12-2025).
• Jako rodzaj zgłoszenia zaznacz: „Roczne sprawozdanie finansowe i inne dokumenty”.

Krok 3: Dołączenie plików (XML oraz PDF)

• Roczne sprawozdanie finansowe: Wybierz rodzaj dokumentu, podaj datę jego sporządzenia i wgraj plik XML. System zweryfikuje strukturę logiczną pliku.
• Uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania: Dodaj kolejny dokument, określ rodzaj jako uchwała/decyzja o zatwierdzeniu, podaj datę odbycia Zgromadzenia Wspólników i wgraj plik PDF.
• Uchwała o podziale zysku/straty: Analogicznie wgraj plik PDF dotyczący uchwały o przeznaczeniu zysku lub pokryciu straty.

Krok 4: Weryfikacja i podpisanie zgłoszenia

• Po dołączeniu wszystkich załączników przejdź do podsumowania i sprawdź poprawność wprowadzonych dat.
• Oznacz wymagane oświadczenia dotyczące kompletności i oryginalności podpisów na dokumentach.
• Kliknij „Podpisz zgłoszenie” – pamiętaj, że zgłoszenie musi podpisać co najmniej jedna osoba fizyczna (np. członek zarządu), której numer PESEL jest ujawniony w KRS.

Krok 5: Wysyłka do Repozytorium (RDF)

Po zafiskalizowaniu podpisu kliknij przycisk „Wyślij zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych”. System wygeneruje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które warto zapisać w archiwum firmy.

Czy trzeba wysyłać sprawozdanie do Urzędu Skarbowego?

Nie. Dokumenty finansowe złożone skutecznie przez portal RDF są automatycznie przekazywane z Krajowego Rejestru Sądowego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (CRDP) prowadzonego przez Szefa KAS. Przedsiębiorca wpisany do KRS nie ma obowiązku osobnego przesyłania sprawozdania do urzędu skarbowego.